Mission (Im)possible: GHX211

Jika diminta untuk menyebutkan proyek terbaik yang pernah dikerjakan, maka GHX211 adalah salah satunya bagi saya, setidaknya dari sisi planning & controlling. Proyek ini baru 'muncul' sekitar pertengahan bulan April yang karena suatu sebab (tidak bisa saya sampaikan disini) dan kemudian menjadi top priority. Sebenarnya memang ini bukanlah GHX (baca: grasshopper) pertama yang pernah dikonstruksi disini karena memang sistem OHS perusahaan ini memerlukan beberapa GHX sebagai perpanjangan tangan dari conveyor yang kemudian dirangkai dengan stacker buatan ThyessenKrupp. 

Proyek ini diminta untuk selesai ASAP yaitu akhir Agustus. Itu artinya kami memiliki waktu sekitar 4,5 bulan untuk proses EPCC. Konstruksi akan dimulai 1 Juni dengan durasi total 3 bulan hingga commissioning.

Dari sisi E (engineering) tidak masalah, proyek ini akan menjadi top priority untuk diterbitkan IFC (issued for construction) drawing-nya segera, terlebih lagi hampir semuanya typical dengan proyek sebelumnya. Meskipun beberapa FCN (field change notice) dari proyek sebelumnya perlu diantisipasi ke dalam desain GHX baru ini. Sebagian besar memang minor dan tidak berhubungan dengan sistem utama misalnya modifikasi atap drive assembly menjadi removable untuk keperluan maintenance.Alhasil sebelum Kick off Meeting, field engineer sudah bergerak untuk mengecek kondisi existing GHX sebelumnya dan berdasarkan data dari project control terkait FCN(s) tersebut dan as built drawing proyek sebelumnya.

Kick off Meeting dilakukan pada hari-hari terakhir di bulan April, dengan memaksakan semuanya harus siap. Sebenarnya dari sisi C yang pertama (construction) asalkan resources lengkap maka tidak akan ada masalah meskipun berdasarkan data dari proyek GHX terakhir yang pernah dikerjakan, durasi konstruksinya sekitar 5 - 6 bulan. Dari sisi manpower dan equipment pendukung (crane) bukan masalah berarti karena ada andil dari top management untuk membuat proyek ini menjadi top priority, tentu saja dengan mengorbankan beberapa proyek lain. Memang perlu beberapa inovasi agar bisa mampat menjadi 3 bulan. Schedule konstruksi harus dibuat siang - malam. Metode konstruksinya haruslah seefisien dan seefektif mungkin. Untuk ini kami benar-benar berdiskusi detail dengan section head setiap disiplin konstruksi mulai dari structural, mechanical, piping, hingga electrical - instrument. Penggunaan 2 unit mobile crane pun diatur sedemikian rupa. Selesai struktur utama, maka giliran crew mechanical yang akan menggunakan 1 unit equipment tersebut untuk memasang conveyor parts di bagian tengah. Untuk kasus seperti ini analisis critical path adalah sangat penting, juga aplikasi PERT serta risk management. Kami juga harus jeli dalam menyusun sequence misalnya saja setelah structure utama selesai ada beberapa bagian yang harus diprioritaskan agar crew electrical bisa langsung memasang JB dan komponen lain.  Scope pekerjaan yang harus dikerjakan oleh kontraktor yaitu belt splicing sudah langsung kami minta untuk segera disiapkan kontraknya.

Untuk fabrikasi steel structure bukan menjadi masalah karena kami memiliki LIP (Light Industrial Park) untuk keperluan tersebut. Dan sekali lagi peran top management lah yang bermain.

Tapi permasalahan utama adalah fase P (procurement)! Tidak semua material yang diperlukan adalah warehouse stock. Selain itu material-material inti misalnya untuk drive assembly adalah material yang sangat spesifik dan harus dipesan dari vendor.

Selanjutnya kami memutuskan akan mengadakan meeting dua kali seminggu khusus untuk proyek ini dengan melibatkan semua pihak mulai dari engineering, field eng., material tracker & control, tim equipment, tim fabrikasi steel,QA/QC, commissioning, safety, project control, dan tentu saja construction. Seperti sebuah fishbone diagram, maka construction adalah tulang utamanya dan semua section yang saya sebutkan sebelumnya adalah duri yang men-support dan beorientasi kepada construction. Saya ingat saat meeting pertama beberapa orang mengatakan ini adalah mission impossible! Menganai meeting ini, bagi kami tim project control sebenarnya sangat menuntut kemampuan untuk menjadi moderator yang mengarahkan isu-isu penting sesuai dengan alur EPCC serta aktif terlibat dalam setiap isu yang tentu saja berpengaruh terhadap schedule. Penyusunan MoM (minutes of meeting) yang baik dan sistematis juga sesuatu yang sangat menantang.

Tim material terus memberikan update. Lead time komponen drive assembly estimasinya akan difabrikasi oleh vendor, dikirim, dan siap dipasang puluhan minggu lagi. Puluhan item lain termasuk yang warehouse stock juga perlu waktu lama untuk sampai di jobsite. Fokus utama lebih diarahkan pada solusi mengatasi permasalahan material tersebut. Pada beberapa meeting awal, simulasi schedule proyek berdasarkan data dari vendor membuatnya mundur menjadi akhir tahun. Perlu dicatat bahwa kami harus melakukan berbagai simulasi schedule setidaknya sebagai forecast berdasarkan informasi terkini serta perkembangan isu terbaru. Meskipun tentu saja mission impossible schedule dengan finish akhir Agustus sudah resmi disubmit.

Pada meeting berikutnya, setelah kedatangan material diupayakan untuk dipercepat, forecast finish seolah sudah mentok menjadi Oktober. Bahkan kudengar isu bahwa top management sudah 'memaklumi' forecast tersebut yang memang sangat reasonable. Tapi para pimpinan divisi kami tetap berikukuh agar mission impossible ini menjadi possible. Berbagai cara untuk mengatasi persoalan material ini dilakukan. Meminjam dari proyek lain adalah solusi pertama yang sudah menjadi 'kebiasan umum'. Namun beberapa item masih belum terselesaikan sambil terus dicarikan solusinya.

Di sisi lain progress fabrikasi berjalan sangat baik. Delivery dari LIP ke lokasi proyek juga relatif lancar karena memang sudah diprioritaskan. Saya pun memperoleh laporan dari foreman logistic di lapangan menganai pengiriman steel setiap hari. Baru pertama kali di perusahaan ini saya melihat adanya suatu kondisi ideal terkait delivery dari lowland ke highland di ketinggian di atas 2000mdpl yang memang memiliki banyak kendala mulai dari keamanan, cuaca, hingga longsor.

Seminggu sebelum jadwal start konstruksi pekerjaan persiapan yang dilakukan oleh client yaitu pekerjaan tanah untuk assembly area sudah selesai dikerjakan. Nampaknya semua pihak sangat bersemangat dengan project ini, tidak hanya dari kami di tim EPCC. Puncaknya adalah erection kolom pertama di atas pontoon yang dimulai dua hari sebelum tanggal yang ditentukan. Progress fabikrasi dan delivery steel yang lebih cepat membuat tim konstruksi bisa 'mencuri start'. 

Sembari struktur GHX terus dirakit siang malam oleh rigger crew, beberapa solusi untuk material yang kritis muncul. Akhirnya disepakatilah solusi yang sedikit radikal. Mencari material bekas untuk di-refurbish, meminjam material dari project lain di perusahaan ini, jika tidak ada maka akan diusahakan untuk meminjam material dari cabang perusahaan kami di seluruh dunia, dan sisanya parts yang memang benar-benar tidak tersedia barulah diperoeh dari vendor. Setidaknya hanya beberapa parts penting yang harus difabrikasi vendor sehingga durasi pengerjaan dan pengirimannya menjadi lebih cepat.

Steel erection salah satu segment di tahap awal

Dari minggu ke minggu progress konstruksi berjalan sangat baik. Jika dipot di S-Curve progressnya benar-benar presisi dengan kurva rencana. Update delivery material juga relatif on schedule meskipun update beberapa material krsusial masih membuat was-was. Namun melihat realita di lapangan nampaknya project ini adalah tantangan bagi seluruh tim. E/I crew benar-benar sigap dan langsung unjuk gigi setelah struktural yang diperlukan selesai. Begitu juga dengan mechanical dan piping yang benar-benar mampu menjaga progress meskipun mereka juga harus kreatif dan kerja keras menyiasati keterbatasan material.

Suatu hari di awal Agustus, GHX baru nampak sudah berdiri kokoh meskipun sebenarnya beberapa material sebagai 'jantungnya' justru belum tersedia. Sore itu saya berada di proyek itu. Menyaksikan foreman mechanical crew harus membubarkan pasukannya karena materialnya belum datang. Dari kejauhan nampak salju turun di gugusan pegunungan yang lebih kami dari tempat berada. Memang material intinya kabarnya baru berada di lowland sore itu, terlambat satu hari dari jadwal.

Keesokan harinya material tersebut benar-benar dipaksa untuk naik gunung dan langsung disambut oleh mechanical crew yang seoah sempat mengehela nafas sejenak. Situasi di lapangan kembali ramai. Optimisme kesuksesan mission impossible kembali mewabah. Tim QA/QC pun sangat sibuk melakukan berbagai pengetesan mulai dari bolt tightening, cable wiring, hingga hydrotest untuk perpipaan. Memang dengan material 'dari mana saja' beberapa bagian yang telah dikonstruksi tidak lolos tes QC namun langsung di-follow up oleh crew konstruksi hingga memenuhi standard mutu.

Akhirnya secara konstruksi GHX selesai pada akhir minggu ketiga Agustus. Namun pekerjaan belum selesai. Tetapi setidaknya untuk goal selesainya EPC membuat kami sangat lega. Bahwa 4 bulan lalu kami menyebutnya mission impossible, namun kini sudah berdiri kokoh. Masih ada pekerjaan commissioning yang juga sangat kritis. C yang terakhir memiliki ketergantungan terhadap client yaitu mereka harus memindahkan GHX baru ini ke tempat yang sebelumnya telah disepakati untuk dilakukan pre-commissioning, serta mempersiapkan skenario inserting ke existing system sebelum dilakukan commissioning. 

Area untuk assembly adalah area yang lapang sehingga memudahkan equipment maneuver, mobilisasi material, dan aktivitas konstruksi. Namun assembly area tersebut tidak memiliki power source. Area untuk pre-commissioning berada di dekat existing conveyor dan akan mengandalkan power source dari MVS di dekat lokasi tersebut. Memang dari awal disepakati bahwa GHX baru tidak akan langsung di-insert ke dalam konfigurasi OHS untuk commissioning sebelum diakukan pre-commissioning. Hal ini untuk mengantisipasi resiko jika masih terdapat problem maka akibatnya bisa fatal dan berpengaruh ke produksi karena seluruh rangkaian OHS dalam posisi shutdown ketika dilakukan commissionimg.

Jarak kedua lokasi tersebut ratusan meter dan hanya bisa dilakukan oleh divisi ore flow dengan bantuan crawler. Tiba di lokasi, testing & commissioning untuk berbagai sistem dan utilitas dilakukan mulai individual hingga running secara keseluruhan. Tim commissioning juga sudah harus menerima data dan sertifikat pengetesan sebelumnya dari tim QC. Disini dilakukan berbagai pengetesan mulai dari konsistensi, vibrasi, dsb.

Terakhir, GHX baru ini di-instert ke konfigurasi OHS dan ia berperan sebagai grasshopper terakhir sebelum stacker. Pekerjaan selesai karena GHX baru ini masih harus menjalani proses commissioning dengan power source sesungguhnya yaitu dari substation di stacker. Sungguh senang melihat rangkaian OHS memiliki anggota baru yaitu GHX 211 sesuai dengan rencana dan kebutuhan dari divisi produksi. Mission Impossible! 

-Hz-
September 2012